[비바100] 복잡한 파일·메신저 관리 ‘끝판왕’…업무 효율성 200% 보장

 

콜라비 조용상 공동대표(사진 왼쪽)와 직원들(사진제공=콜라비)

 

 

스타트업 ‘콜라비’는 사용자에게 요청된 업무만을 모아서 뉴스피드 형식으로 보여주는 협업툴 서비스다. 협업툴은 수많은 문자와 전화, 이메일은 물론 소셜네트워크서비스(SNS)의 홍수에서 벗어나고 싶은 직장인들에게는 없어선 안될 요소이기도 하다.

최근 복잡한 업무를 ‘콜라비’ 하나로 해결하는 기업들이 늘고 있다. 프로젝트나 업무 성격별로 웹상에 공간을 따로 두고 관리하는 방식이다 보니 국내는 물론이고 세계에서 먼저 인정하는 서비스로 정평이 나있다. 지난 2015년 5월 강남구 역삼동에 패기 하나로 사무실을 꾸린 조용상(35) 대표를 만났다. 조 대표와 함께 한 식구처럼 협업툴 서비스 개발에 눈코 뜰 새 없이 바쁜 8명의 직원들도 함께 했다. 

 

콜라비가 제공하는 뉴스피드 서비스(사진제공=콜라비)

 

◇ 이메일, 메신저 일일이 들여다보니? ‘콜라비’ 뉴스피드 하나면 ‘끝’

국내 중견기업에서 상품기획 업무를 맡고 있는 김우빈 과장은 출근과 동시에 ‘콜라비’가 제공하는 협업툴을 연다. 전날 김태희 대리가 올린 시안을 살펴보고, 이내 뉴스피드에 자신의 의견을 보충한다. 김 과장이 댓글을 올리자마자 다른 팀원이 하나둘 수정 시안에 의견을 보태고, 김 과장은 자신이 관리하는 이메일과 업무관리 수첩을 하나의 웹 창에서 모두 정리한 뒤 커피 한 잔의 여유를 만끽한다.

콜라비가 제공하는 협업툴을 사용하는 ㈜포그리트 직원들의 일상을 들여다본 모습이다. 이전까지는 전화, 문자메시지, 이메일, 메신저로 제각각 확인해야 했던 일이 이제는 콜라비가 제공하는 협업툴 하나로 끝난다. 프로젝트나 업무 성격별로 공간을 따로 두고 관리하니 여러 업무가 섞이는 불편함도 사라졌다. 특히 ‘뉴스피드’라는 창에서 수많은 이슈를 한눈에 볼 수 있어 업무시간도 효율적으로 관리할 수 있게 됐다.

콜라비가 추구하는 직장인들의 일상이 이렇다. 디자이너, 개발자, 마케터, 금융업 종사자 등 현대의 많은 지식근로자들이 협업툴의 고마움을 몸소 체험하고 있다. 하루 근무의 대부분을 이메일 확인이나 메신저에 얽매여 살다 보면 본연의 업무에 방해될 때가 한두 번이 아니다. 일에 집중하려고 하면 상관이 보내는 ‘카카오톡’ 메신저에 답하기 바쁘다. 상관은 둘째 치고 후배들이 보낸 수많은 상담 메신저는 어떤가. ‘제발 일 좀 하자’는 탄식이 절로 나온다.

물론 메신저는 실시간 답변을 할 때는 유용하다. 하지만 이메일 등 소통 채널이 다변화할 때는 상황이 다르다. 빨리 대답해야 할 사안도 있지만 충분히 여유롭게 응답해도 되는 사안까지 직장인들의 신경을 자극하고 있는 셈이다. 그 사이 업무 집중도는 현저히 떨어지게 된다. 이 때문에 미국과 유럽을 중심으로 최근 히스토리형 협업툴이 유행하고 있다. 메신저는 즉각의 대응을 요구하지만 히스토리형 협업툴은 ‘왜 이런 결과물이 나왔나’에 초점을 맞춘다. 세계적으로 대표적인 협업툴이 아사나(Asana)와 트렐로(Trello)가 있다. 콜라비는 우리나라 스타트업이 개발한 히스토리형 협업툴이라는 특징이 있다. 세계적인 협업툴과 견줘도 기능과 성능, 효율성 면에서 전혀 손색이 없다.
 

◇유럽서 먼저 찾는 메이드인 코리아 ‘콜라비’

콜라비는 유럽에서 두각을 나타내고 있다. 협업하는 사람끼리 독립된 공간에서 자료, 의사결정, 할 일을 관리하고 댓글과 ‘좋아요’를 통해 공감을 이끌어내는 협업툴 기능의 기본 원칙을 지키고 있어서다. 콜라비가 강조하는 것은 비밀유지와 독립성이다. 독립된 프로젝트 공간을 제공하고 프로젝트별 공간에 글을 쓰면 그 안의 멤버끼리만 공유가 가능하다. 그렇다고 커뮤니티도 포기하지 않는다. 할 일, 의사결정, 일정, 파일, 이미지 등을 모아서 볼 수 있고, 파일을 찾게 쉽게 검색 기능도 강화했다.

이처럼 협업툴 본연의 기능에 충실하고 있는 콜라비는 세계 시장에서 먼저 인정받고 있다. 구글에서 후원하는 세계 최대 스타트업 커뮤니티인 ‘스타트업 그라인드(Startup Grind)’로부터 초청받아 유럽의 유수한 스타트업을 제치고 아시아 최초로 ‘스타트업 그라인드 유럽’ 톱 10에 선정되는 저력을 발휘했다. 콜라비 협업툴을 출시한지 1년만에 거둔 성과라 더 놀랍다. 콜라비는 특히 복잡한 업무를 취급하는 업체에 효과적이다. 업무 프로세스를 감당하기 어려울 정도로 복잡한 기업의 경우 ‘탭 메뉴’로 간결하게 정리된 배너만 클릭하면 수많은 파일도 손쉽게 검색할 수 있다.

특히 메신저 만으로는 업무 효율이 오르지 않는 업체에서 콜라비 선택률이 높다. 메신저는 의사결정과 관련된 자료, 코멘트, 히스토리 등이 산발적으로 흩어질 수밖에 없지만 콜라비는 전체 업무 흐름이나 프로젝트 히스토리를 한눈에 파악할 수 있도록 배너창을 따로 관리하기 때문이다.

 

 

지식근로자 하루 협업시간 스크린샷(위)및 콜라비 온라인 서비스 이미지(하단)(사진제공=콜라비)

 

◇ 콜라비로 업무 집중도 200% 향상

조용상 콜라비 대표는 협업툴이 일반 기업에 주는 장점으로 업무 집중도가 대폭 향상되는 점을 손꼽는다. 협업툴은 통상 업무에 집중할 시간을 2배 이상 늘려줘 최대 200% 이상의 생산성 향상 효과가 있다는 설명이다.

메신저 알림 창이 울리면 일일이 답해야 하는 직장, 이메일과 메신저를 확인하고 대응하느라 업무 흐름이 끊겼던 곳이라면 더 이상 악순환을 되풀이하지 않아도 된다. 특히 하나의 화면에서 이슈를 해결하는 모든 진행 과정과 결과물을 한눈에 파악할 수 있도록 해 업무 효율을 높이고 커뮤니케이션으로 발생하는 비용도 최소화한다. 콜라비에 공유된 모든 결과물(대화, 파일, 할 일, 의사결정, 링크)은 서로 연결돼 필요한 정보를 빠르고 쉽게 찾을 수 있다. 또한 자신의 업무와 관련된 이슈 알림만 골라 받을 수 있어 업무에 집중할 시간을 확보할 수 있다.

이 같은 장점에 신세계 I&C 김승열 부장은 요새 콜라비의 매력에 푹 빠져 있다. 이미 알려진 협업 툴이 적지 않지만 잦은 담당자의 교체, 동시다발적 프로젝트, PPT 위주의 문서관리 등 국내만의 독특한 업무 환경을 가장 잘 반영한 콜라비 덕분에 여유가 생겼다고 한다. 프리랜서 기획자이자 작가인 안선희 씨도 팀원 메일, 메신저, 자료 정리 등 복잡한 것들을 콜라비로 해결한 뒤 팀원과 더 밀첩하게 업무를 진행할 수 있게 됐다. 안 씨는 일하는 공간의 한계를 벗어난 게 콜라비의 가장 큰 장점으로 꼽는다. 무엇보다 일단 아직까지 30명 이내일 경우 콜라비 협업툴 기본 사용료가 무료라는 점도 큰 매력 중 하나다.

콜라비는 조용상 대표와 막역지우인 이요한 대표가 함께 공동대표로 운영하고 있다. 여기에 기술총괄 책임자인 김영범 CTO는 든든한 고문 역할을 한다.

콜라비는 올 하반기 국내와 글로벌 투자처를 확대해 매출 확장에도 힘을 쏟을 계획이다. 구글 스타트업 그라인드와 뉴욕 로드쇼, 세계 최대 스타트업 콘퍼런스인 ‘슬러시(Slush)’가 먼저 손을 내밀고 있는 콜라비 협업툴의 매력에 빠져보는 건 어떨까.

이재훈 기자 yes@viva100.com